毎年、全国キャンペーンでノベルティグッズをプレゼントしている食品メーカー。
しかし、実際の運用がFAX、電話のアナログ対応で、 プロジェクト全体での情報の統一管理がスムーズに行われていなかった。
その結果、グッズの円滑な配送や在庫管理が思い通りに行かず、品不足や予想外の余剰在庫の発生などが毎回発生していた。
単純に在庫管理と配送管理をシステム化するだけでは、このプロジェクトでは本質的に問題は解決しない。関係者の中での物流フローをゼロから再構築し、全員の運用ルールとする業務改善とそれに基づく管理システムのを開発した。
実際には、システムプランナーが当事者となる担当者に対して一つ一つヒアリング。明示的な在庫・スケジュール情報の共有、配送オーダーにまつわるルールを定め、システム化した。
サービスプランニングによる適切な業務フローの作成
このプロジェクトにおける問題の本質は、業務プロセスそのものにあった。そこで、これまでの業務フロー、運用ツール、そこから発生している問題を、システムプランナーが各当事者へヒアリング。
ヒアリング結果をもとに、各当事者であまり大きな負担とならない、新たな業務フローをプランニング。この業務フローを元にシステムを開発しているため、スムーズな業務の移行を実現した。
当事者別に最適化された操作画面による運用トラブルの低減化
物流実務を行う広告代理店、現場からの求めに応じて各地への配送を指示するメーカー担当者、そして実際に配送業務を行う物流業者。当事者毎に異なる情報ニーズに合わせて、別々に操作画面を用意。
表示内容が最適化されていることで、運用上のミスを減らし、またスケジュール面での把握を一気に改善。システムの使い勝手に起因するトラブルがほとんど発生せず、繁忙期でもスムーズな業務を可能にしている。
導入から数年経過した今でも、キャンペーンの都度本システムは利用され、導入前に発生していた数量的な問題はほとんど発生していない。
さらには、担当者が幾度も入れ替わっている中で、「システム運用に関する引き継ぎがほとんど不要」と評価されている。分かりやすく、使いやすい業務システムとして完成していることも、問題が解決している大きな理由でもある。
